مهارات تنظيم الوقت – تعرف على أهم 7 مهارات ينصح بها المتخصصون

يتسع يومك لأداء مئات المهام ولكن إذا أردت ذلك فعليك أن تتعلم مهارات تنظيم الوقت المختلفة التي من خلالها سوف تتعلم إدارة وقت فراغك وكذلك يومك من بدايته إلى نهايته منذ أن تستيقظ وحتى تخلد للنوم.

أهمية تنظيم الوقت

إدارة الوقت هي فن التخطيط الفعال لوقتك. يتيح لك ذلك إكمال الأنشطة والمهام التي تحتاجها بكفاءة وإنتاجية في الوقت المناسب. تتضمن إدارة الوقت أيضًا تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك حتى تتمكن من إكمال المهام العاجلة أو المهمة قبل الآخرين. وهذا يساعد على تجنب تفويت المواعيد النهائية المهمة أو التسرع في إنجاز المهام المهمة.

أهم 7 مهارات تنظيم الوقت

1. تحديد الأولويات

لإدارة وقتك بشكل فعال، ستحتاج إلى تحديد الترتيب الذي يجب عليك إكمال مهامك به. إن مراجعة جدولك كل يوم وتصنيف قائمة المهام الخاصة بك بما إذا كانت المهام عاجلة أم مهمة أم لا يمكن أن تساعدك في تحديد متى وكيف تدير وقتك على مدار اليوم.

بشكل عام، سوف ترغب في تحديد أولويات مهامك العاجلة حسب أهميتها. وبعد ذلك، يمكنك إكمال مهامك غير العاجلة بنفس الطريقة. وهذا يضمن إكمال المهام الحاسمة مع الاهتمام والوقت اللازمين.

2. تحديد الأهداف

يمكن أن يساعدك تحديد الأهداف في تنظيم قائمة مهامك وتحديد أولوية مهامك. إذا كان لديك هدف محدد لنهاية كل أسبوع أو شهر، فيمكنك إنشاء قائمة أولويات مخصصة لكل هدف. وهذا يمكن أن يقلل من الشعور بالتوتر أو الإرهاق عند العمل لتحقيق أهداف أكبر.

3. التخطيط – مهارات تنظيم الوقت

يمكن أن يمنحك تدوين جدولك فكرة واقعية عن مقدار الوقت الذي يتعين عليك تخصيصه للمهام المختلفة. من خلال تدوين جدولك الزمني، يمكنك تخصيص الوقت بشكل أفضل لكل مهمة ووضع خطط معقولة ليومك.

4. التفويض

يعد تفويض المهام مهارة مهمة لتجنب الإرهاق. إذا كانت لديك القدرة على تفويض المهام داخل مكان عملك، ففكر في تعيين مشاريع معينة لأعضاء الفريق الذين لديهم القدرة على القيام بها. يمنحك هذا الوقت للتركيز على المهام الأكثر تحديًا.

اقرأ أيضًا: إليك أقوى كورسات العلاقات العامة مجانًا!

5. ضع حدودًا وقل “لا”!

إذا طلب منك مشرفك أو زميلك إكمال مهمة ولم يكن لديك الوقت، فتدرب على أن تكون صادقًا بشكل حازم بشأن قدرتك على العمل وعبء العمل الحالي. إن تحمل الكثير من المسؤوليات يمكن أن يمنعنا من إكمال العمل المهم ويساهم في تفويت المواعيد النهائية. إذا تم تكليفك بمهام أكثر مما يمكنك إكماله بشكل فعال، ففكر في جدولة اجتماع مع مشرفك لمناقشة حدود دورك وكيف يمكنك الأداء بشكل أفضل في منصبك الحالي.

6. التركيز – مهارات تنظيم الوقت

يمكن أن يساعدك إنشاء مساحة عمل منظمة في التركيز على مهامك ومنع إضاعة الوقت في التشتيت. للعمل بشكل منتج، تأكد من أنك قادر على العثور على ما تحتاج وكذلك ومكان حيث لن يقاطعك أحد، ومساحة مريحة. بدلاً من محاولة إكمال عدة مهام في وقت واحد، ركز على مهمة واحدة في كل مرة. قد يؤدي ذلك إلى تحسين جودة المهام المكتملة ويسمح لك بتقليل عوامل التشتت.

7. الأتمتة

توجد العديد من التقنيات لأتمتة المهام الشائعة في مكان العمل. اعتمادًا على مهنتك، قد يكون استخدام برامج إدارة المشاريع أو برامج الموارد البشرية أو قوالب البريد الإلكتروني أو برامج الجدولة قادرًا على المساعدة في تبسيط عبء العمل لديك، فتساعدك على إنجاز مهامك بشكل أسرع وأكثر أريحية.

تلك أهم 7 مهارات يمكنك اكتسابها لتنظيم وقتك في يومك وترتيب مهامك اليومية، نها حيل سهلة لنجاز مهامك بسرعة وباحترافية.